Consiste en definir las actividades y elementos involucrados en los procesos de administración de documentos técnicos de la empresa. Entre estos procesos se tienen los servicios de recepción, verificación física, clasificación, ordenamiento y administración de consulta, edición y actualización de documentos, con los adecuados niveles de seguridad.

En esta etapa se sugieren y definen los metadatos técnicos de acuerdo con la clasificación y tipos de documentos existentes, con el fin de proceder a la generación de las plantillas de captura y verificación a utilizar durante los procesos de preservación y consulta.

Algunas actividades a considerar durante esta etapa son:

• Recepción de información e inventario.
• Verificación física de la información.
• Ingreso, ordenamiento y clasificación de esta información.
• Verificación de completitud de la información con estándares predefinidos.
• Etiquetado de información de acuerdo con estándares predefinidos.
• Catalogación de información de acuerdo con estándares predefinidos.
• Preservación física de la información de acuerdo con estándares nacionales disponibles e    internacionales AIIM.
• Ordenamiento y organización de la información digital.
• Indización de información de acuerdo con procedimientos predefinidos de ordenamiento del    dato.
• Control de calidad de los procedimientos de administración.
• Definición de estándares para generación de copias de respaldo y administración e la base de    datos.
• Soporte estadístico de manejo de información.